Главная Кроме того Электронный архив в 335 тысяч дел
27.06.2018
Просмотров: 492, комментариев: 0

Электронный архив в 335 тысяч дел

 В настоящее время практически все государственные учреждения сталкиваются с проблемами сохранения огромного количества бумажных документов и организации оперативного доступа к содержащейся в них информации. Традиционно эти проблемы решаются с помощью бумажных архивов. Однако это не отвечает требованиям времени: бумажные носители недолговечны, подвержены старению, могут быть искажены, утеряны или уничтожены. Все это может привести к невосполнимой утрате информации.

 
С ежегодным ростом количества поданных документов для получения государственных услуг Росреестра, хранение таких документов в бумажном виде приводит к постоянной потребности увеличения площадей архивохранилищ, а также к затруднению текущей регистрационной и учетной деятельности. «Обуздать» бумажный поток помогает электронный архив.
 
Создание электронного архива способствует повышению оперативности поиска документов, а это в свою очередь ведет к сокращению сроков оказания государственных услуг, повышая их качество и доступность. Также при наличии доступа к электронному архиву,  можно просматривать полную историю объекта.
 
Работа по переводу в электронный вид архива Кадастровой палаты Республики Коми началась с 2014 года. На данный  момент количество сканированных кадастровых дел составляет почти 160 тысяч, учитывая,  что кадастровое дело в среднем состоит из 20-40 листов, то силами сотрудников архива отсканировано свыше 4-х миллионов страниц.
 
Кадастровая палата по Республике Коми, в рамках Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (Стратегия)  и утвержденному плану-графику на 2016-2018 годы активно проводит ретроконверсию бумажного архива. Переводу в электронный вид подлежат документы, которые поступили в её архив до 2015 года.
 
В этом году отделу ведения архива региональной Кадастровой палаты необходимо  перевести в электронный вид более 40 тысяч бумажных кадастровых дел. За 5 месяцев 2018 года уже переведено в электронный вид 17290  дел. Процесс сканирования продолжается и должен быть завершен, согласно Стратегии, к 2020 году созданием электронного архива в 335 тысяч дел.
 
Перевод бумажных документов в электронный вид осуществляется посредством создания электронных образов документов (полностью воспроизводящих информацию бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования с последующей загрузкой в хранилище документов. В наименовании файлов указывается название документа, дата и номер. Все созданные файлы подписываются электронной подписью специалиста архива.
 
«Наиболее востребована среди населения такая услуга, как  предоставление копий «старых» постановлений администраций городских и сельских поселений, свидетельств о предоставлении земельных участков на праве пожизненного и наследуемого владения, которые хранятся в кадастровых делах, - сообщает начальник отдела ведения архива Любовь Горобчук, - поэтому оцифровка документов архива Кадастровой палаты позволяет при поступлении запроса оперативно находить  и предоставлять копии правоустанавливающих документов».
 
Преимущества хранения информации в электронном виде очевидны: все сведения собраны в одном месте,  любой документ за любой период можно найти за считанные минуты, да и хранить электронный архив можно столетиями.
Комментарии

каталог организаций